Titre du poste : Stagiaires
Nombre de poste : 6
Statut : Emploi local
Lieu d’affectation : Conakry – Mamou – N’Zérékoré
Durée du contrat : 1 an
Début : Le 15 septembre 2023
Superviseurs Hiérarchiques : Chefs d’Équipe
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Le National Democratic Institute for International Affairs (Institut national démocratique pour les affaires internationales, NDI) est une ONG internationale à but non lucratif, avec son siège basé à Washington DC, et œuvre à la promotion de la gouvernance démocratique à travers le monde, y compris en Guinée. Le bureau NDI-Guinée recherche :
-DEUX Stagiaires en gestion Administrative et Financière, qui seront basé(é)s respectivement à Mamou et N’Zérékoré,
-UN(E) Stagiaire en gestion de Subvention basé(e) à Conakry
-DEUX stagiaires en gestion de programme basé(e)s à Conakry
-UN(E) Stagiaire qui a un profil d’Assistant de Direction et bilingue (anglais et français), basé(e) à Conakry.
Les candidats doivent avoir une première expérience dans le milieu professionnel et être capables de travailler en toute indépendance. Ils/Elles relèvent de la Directrice Pays Résidente du NDI et la sous la supervision directe des Chefs de bureaux satellites et Chefs d’Équipes.
RESPONSABILITÉS
Stagiaires Administratifs et Financiers
Ils apporteront au personnel des bureaux satellites un appui constant à la réalisation des activités de l’équipe. A ce titre ils devront :
Apporter un appui au Chef de bureau dans la gestion quotidienne des opérations du bureau ;
Aider au respect des procédures administratives et comptables dans la conduite des opérations du bureau ;
S’assurer de la régularité des documents comptables (factures, bon de commande, les listes de paiement de participants aux différentes activités, etc.…) ;
Aider à l’élaborer des budgets mensuels des dépenses opérationnelles du bureau et apporter un appui au personnel programme pour les budgets programmatiques ;
Préparer les paiements des différents prestataires du bureau, tous autres fournisseurs et consultants, à soumettre au Chargé Administratif et Financier ;
Archivage électronique et physiques de tout document comptable et administratif,
Apporter une assistance au suivi de tous les contrats de prestations du bureau (sécurité, nettoyage, fournisseurs, téléphone, électricité, etc.…), les mises à jour de tout document administratif lié à ces contrats ;
Apporter une aide à la gestion du parc autos, en s’assurant du bon état du matériel roulant, de la mise à jour des pièces administratives afférentes, de l’approvisionnement régulier en carburant et de l’usage correct du matériel conformément aux règles et procédures du NDI ;
S’assurer de la bonne exécution des services de nettoyage et de sécurité du bureau,
Tenir les fiches de stocks de fournitures et de consommables de bureau et établir les bons d’achats ou de commandes pour les approvisionnements ;
Réceptionner les factures des prestataires et élaborer un tableau de bord pour le suivi des règlements de celles-ci ;
Préparer les paiements des prestataires ;
Faire les réservations (Salle, Chambres d’hôtel, véhicules de mission), pour les activités et les missions et Tenir à jour un registre de tous les hôtels et autres prestataires ;
Aider à la mise à jour du fichier de l’inventaire des meubles et matériels du bureau,
Aider le personnel à réconcilier les avances pour activités et missions ;
Assurer des charges administratives déléguées ;
Exécuter toute autre tâche professionnelle selon les besoins du programme sur demande des responsables hiérarchique et technique ou sur instruction de la Directrice Résidente.
Stagiaire en Gestion de Subvention :
Il/elle apportera une assistante au Chargé de Subvention dans son travail quotidien et dans la mise en œuvre des tâches ci-dessous :
Suivi de l’élaboration des propositions des partenaires locaux sous bénéficiaires,
Suivi des décaissements/avances aux sous bénéficiaires,
Revue et reporting des rapports mensuels des sous bénéficiaires,
Scan et Archivage électroniques de tous les documents administratifs et financiers afférents à la gestion des subventions,
Aider à la préparation des supports de formation des sous bénéficiaires,
Exécution de toute autre tâche professionnelle selon les besoins du programme sur demande des responsables hiérarchique et technique ou sur instruction de la Directrice Résidente.
Stagiaires Programme
Ils/elles apporteront une assistante aux Gestionnaire et Chargé de Programmes dans leur travail quotidien et dans l’exécution des tâches ci-dessous :
Elaboration des Termes de Référence des différentes activités ;
Elaboration des différents supports pour la tenue des activités (liste de présence et tous autres documents de collectes de données) ;
Prise de notes pendant les réunions, activités et toutes autres rencontres, pour les rapports ;
Elaboration des rapports mensuels ;
Archivage de documents et supports programmatiques ;
Soutien logistique à la tenue des activités programmatiques ;
Suivi et revue de l’actualité socio – politique ;
Exécution de toute autre tâche professionnelle selon les besoins du programme sur demande des responsables hiérarchique et technique ou sur instruction de la Directrice Résidente
Stagiaire Assistant(e) de Direction
Il/elle apportera une assistante à la Direction dans la mise en œuvre des activités programmatiques et opérationnelles :
Planification des réunions et toutes autres rencontres ;
Gestion des correspondances départ et arrivée ;
Archivages des dossiers administratifs et programmatiques ;
Gestion des opérations ;
Traduction de documents en du français en anglais et vice versa ;
Exécuter toute autre tâche professionnelle selon les besoins du programme sur demande des responsables hiérarchique et technique ou sur instruction de la Directrice Résidente
Qualifications :
Diplôme universitaire de niveau BAC+2 au minimum en comptabilité, gestion administrative et financière ; en sciences sociales, sciences juridiques et politiques, respectivement pour les différentes offres.
Au moins deux (2) ans d’expérience et de pratique dans le domaine concerné ;
Apte à accompagner le personnel junior ou senior dans l’accomplissement des tâches ou activités quotidiennes dans la mise en œuvre de programmes ;
Aptitude de communication et de présentation en Français ; connaissance de base de l’anglais est un atout ;
Connaissance de l’outil informatique et des applications connexes (Word, Excel, Powerpoint, Google Drive, Outlook, etc.… ;
Compétences interpersonnelles et capacité à travailler efficacement avec des individus d’horizons divers ;
Capacité avérée de travailler sous pression, de faire face à des demandes multiples et aux priorités concurrentes ;
Bonnes aptitudes de travail en équipe.
NB : Pour les candidatures au poste de stagiaire de programme, une connaissance des questions électorales, politiques ou similaires serait un atout.
Commentaires :
Afin d’offrir à tous des opportunités d’emploi et d’avancement égales, le NDI fonde ses décisions d’emploi sur le mérite, les qualifications et les capacités. NDI est un employeur garantissant l’égalité des chances. Il ne fait aucune discrimination dans les opportunités ou les pratiques d’emploi sur la base de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’origine nationale, de l’âge, du handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’état matrimonial ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.
RÉCEPTION DES CANDIDATURES
Le délai de soumission des candidatures est fixé au sept 29 août 2023, à minuit.
Les candidat.es intéressé(e)s par cet appel à candidature sont prié(e)s d’envoyer :
Un CV complet (en français), comprenant les contacts (E-mail ou numéro de téléphone) de deux références professionnelles
Une lettre de motivation (en français).
Une photocopie des diplômes universitaires et / ou professionnels
Merci d’envoyer les candidatures à l’adresse suivante : bureauguinee@ndi.org avec la mention APPEL À CANDIDATURE « intitulé du poste ».
Le NDI n’acceptera que des candidatures soumises par courriel.
Seules les candidatures présélectionnées seront appelées pour l’interview.