Description de la fonction
Numéro de Reference: VN 2024-004
Titre du poste : Supply Chain Assistant – Warehouse/Asset Management
Lieu d’affectation : Conakry- Guinee
Classification : G5-1
Type d’affectation : Contrat à Durée Déterminée d’Un An (OYFT), avec possibilité de Prolongation
Date de début estimée : Dès que possible
Date limite/Clôture : 21 Février 2024
Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et, en tant que principale agence des Nations Unies dans le domaine de la migration, elle travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM a pour mission de promouvoir des migrations humaines et ordonnées dans l’intérêt de tous. Pour cela, elle offre des services et prodigue des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Contexte
L’Organisation Internationale pour les Migrations en Guinée met en œuvre plusieurs projets tous
différents dans leur approche et l’Unité Approvisionnement et Logistique joue un rôle clé pour assurer le suivi et le contrôle interne ainsi que l’inventaire des biens mobiliers et immobiliers mis à disposition et ce en conformité avec les procédures de l’organisation en place.
Fonctions principales / Responsabilités
Sous la supervision générale du Ressources Management Officer (RMO) et la supervision directe du Supply
Chain Officer, le/la titulaire du poste sera responsable et comptable des fonctions suivantes :
- Assurer la réception et le dispatching des commandes internationales et locales liées aux équipements informatiques et matériels bureautiques ainsi que leur affectation aux différents départements réquisitionnaires en effectuant des actions nécessaires dans le PRISM / ORACLE.
- Veiller à ce que l’autorisation appropriée soit fournie avant l’expédition des marchandises ;
- Assurer le suivi des consommations des fournitures de bureau et leur approvisionnement pour le fonctionnement des différentes unités.
- S’assurer de la gestion et la mise à jour des inventaires dans le PRISM/ORACLE ; étiquetage de tout le matériel existant, et appartenant à l’OIM et retrait du matériel détérioré, en donation ou ayant été amorti dans le PRISM/ ORACLE ;
- S’assurer que l’entrepôt est maintenu dans de bonnes conditions, et reste inaccessible pendant les heures de fermeture ;
- S’assurer que les marchandises sont conservées dans un endroit sec et propre, protégées en tout temps
- S’assurer que les marchandises sont entreposées convenablement : par ex., les denrées alimentaires stockées séparément des marchandises non-alimentaires telles que le carburent ou le ciment, et dans des entrepôts indépendants si possible ;
- Tenir un registre de tout dommage, écarts ou pénurie ;
- Vérifier et maintenir un registre à jour de tous les mouvements d’entrée et de sortie de marchandises, afin de s’assurer de l’exactitude des quantités ;
- Faire en sorte que les marchandises endommagées/contaminées ne soient pas introduites dans l’entrepôt
- S’assurer que les matériaux sont empilés en toute sécurité sans risque d’effondrement des piles avec une facilité d’accès ;
- Vérifier les stocks régulièrement ;
- Aider au recrutement et à la gestion des « manœuvres journaliers » quand cela est nécessaire ;
- S’assurer que les clés de l’entrepôt sont déposées dans un lieu sûr en tout temps ;
- Compléter un Inventaire physique mensuel et annuel des Stocks (MAIA), et faire le rapportage au supérieur hiérarchique.
- Assurer l’intérim du gestionnaire du parc automobile, des chauffeurs et de tous les mouvements internes et missions terrains de la mission en son absence
- Assurer l’intérim du gestionnaire des travaux et réparations liés au bâtiment et le suivi du groupe électrogène du bureau Pays et du Centre de Transit des migrants de Conakry
- Assister dans la gestion des dossiers d’appel d’offre de la Mission quel que soit les seuils d’achat
- Back up pour la revue mensuelle du Checklist PCR ZME2, ZUPA, ZASSRET, ZMASSBLOCK, beneficiaries assets
- Exécuter toutes les autres tâches qui lui seront confiées par le Management
Qualifications et expérience requises
Education
- Un diplôme d’études en Gestion Logistique ou Achats.
Expérience
- Expérience professionnelle documentée.
- Minimum Trois (03) ans d’expérience avec les responsabilités progressives dans le domaine de logistique,
- Expérience de travail avec une organisation internationale ou autre institution de coopération internationale un atout ;
- Connaissance des systèmes des Achats de l’OIM est un atout,
- Très bonne maîtrise de l’informatique et en particulier d’Excel et la maitrise du SAP est atout
- Bonne connaissance pratique et expérience des opérations internationales de la chaîne d’approvisionnement et les règles et règlements clés des bailleurs de fonds institutionnels
- Connaissance des systèmes des Achats de l’OIM est un atout.
Langues
- Pour tous les candidats, la maîtrise du Français est requise (oral et écrit).
- Avoir une connaissance en anglais serait un atout.
- Avoir la maitrise d’une des langues locales de la Guinée
Les universités accréditées sont celles qui figurent dans la base de données mondiale de l’UNESCO sur
l’enseignement supérieur (https://whed.net/home.php).
Compétences requises
Le titulaire doit faire preuve des valeurs et compétences suivantes : Valeurs – Tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter ces cinq valeurs et en faire preuve :
- Inclusion et respect de la diversité : Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l’inclusion.
- Intégrité et transparence : Maintenir des normes éthiques élevées et agir d’une manière conforme aux principes/règles et normes de conduite de l’organisation.
- Professionnalisme : Démontrer sa capacité à travailler de manière posée, compétente et engagée et faire preuve d’un jugement prudent pour relever les défis quotidiens.
- Courage : Démontrer sa volonté de prendre position sur des questions importantes.
- Empathie : Faire preuve de compassion pour les autres, faire en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.
Compétences de Base – Indicateurs comportementaux – Niveau 1
- Travail en équipe : Développer et favoriser une collaboration efficace au sein des unités et entre elles pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
- Fournir des résultats : Produire et fournir des résultats de qualité dans le respect du service et des délais. Est orienté vers l’action et déterminé à atteindre les résultats convenus.
- Gestion et partage du savoir : Chercher continuellement à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.
- Responsabilité : S’approprier la réalisation des priorités de l’Organisation et assumer la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
- Communication : Encourager et contribuer à une communication claire et ouverte.
- Expliquer des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.
Le cadre de compétences de l’OIM est disponible sur ce lien: https://www.iom.int/sites/default/files/about-iom/iom_revised_competency_framework_external.pdf
Les compétences seront évaluées lors d’un entretien basé sur les compétences.
Autres
Toute offre en rapport à cet avis de vacance est sujette à la confirmation du financement.
L’embauche sera soumise à une certification que le candidat est apte pour l’emploi envisagé et à la
vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant. Seuls les candidats résidants, soit dans le pays du lieu d’affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d’affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d’affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.
Les postes vacants sont clôturés à 23 h 59, heure locale Conakry, Guinée à la date de clôture respective.
Aucune candidature tardive ne sera acceptée.
Comment postuler
Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature par message électronique à l’adresse HRrecruitmentunit@iom.int au plus tard le 21 Février 2024 tout en précisant en objet le numéro de référence du poste VN 2024-004 avec Titre du Poste.
Les dossiers de candidature devront comprendre :
- Lettre de motivation indiquant en objet le numéro de référence du poste VN 2024-004 et Titre du Poste.
- Curriculum Vitae à jour
- Références des 03 derniers Superviseurs directes (Nom, email, nom du service et Contact téléphonique)
Seuls (es) les candidats (es) présélectionnés (es) seront contactés (es).
Période d’annonce : Du 07 au 21 Fevrier-2024
Pas de frais : L’OIM ne demande aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement (candidature, entretien, traitement, formation ou autres frais). L’OIM ne demande aucune information relative aux comptes bancaires.
Fin de publication
21-02-2024