Offre d’emploi : OIT (bureau Côte d’Ivoire) recrute un(e) Assistant(e) principal(e) aux programmes – G6

Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein de l’unité de programmation du bureau de pays d’Abidjan. Celui-ci couvre la Côte d’Ivoire, le Bénin, le Burkina Faso, le Niger, le Togo et le Mali. Il a la responsabilité d’aider les mandants à élaborer et à mettre en œuvre les programmes relevant de l’Agenda du travail décent dans le cadre des programmes de promotion du travail décent (PPTD) et des cadres de coopération des Nations Unies pour le développement durable.
Placé sous la responsabilité du Directeur, le BP Abidjan est structuré autour d’une unité de programmation, de deux spécialistes techniques (PDFT et ACTRAV), et des services financiers, administratifs et informatiques partagées avec le Bureau Régional de l’OIT pour l’Afrique basé à Abidjan. En outre, le BP Abidjan assure la gestion opérationnelle et le suivi de la mise en œuvre des projets de coopération pour le développement établis dans les pays de couverture du bureau.
L’unité de programmation conseille le Directeur en matière de planification stratégique et de de gestion axée sur les résultats, coordonne l’élaboration et le suivi de la mise en œuvre des PPTD, coordonne la participation de l’OIT dans les cadres de coopération pour le développement des Nations Unies et leurs mécanismes de mise en œuvre et de suivi-évaluation, prépare les réponses aux requêtes des mandants en lien avec les spécialistes, apporte un soutien à la  planification, à la gestion budgétaire,  et à la mise en œuvre des résultats des activités de et projets de coopération dans l’ensemble des activités de l’OIT dans les 6 pays.

Mission principale

En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit un appui de haut niveau dans le domaine de la programmation et est chargé(e) d’assurer des services spécialisés d’appui administratif et d’appui à la programmation liés à la mise en œuvre du programme de travail du bureau, de les mener à bonne fin et/ou d’en surveiller l’exécution. Dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle, le(la) titulaire exécute un ensemble d’actions administratives se rapportant à la conception, à la planification, à la gestion, au suivi et à l’évaluation des activités. Le travail nécessite l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation. Le(la) titulaire applique les principes de la gestion axée sur les résultats (GAR) et veille à l’application correcte des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies. Il(elle) fait des évaluations et apporte des contributions en matière de conception et d’amélioration des processus d’exécution dans le domaine de la programmation.

Le(la) titulaire travaille sous la supervision du(de la) […. indiquer le titre du poste correspondant]. Cette supervision est centrée sur la prestation de services et consiste à vérifier que les résultats convenus sont atteints et que le travail est coordonné et intégré avec les services connexes. Les missions sont généralement accomplies moyennant une supervision minimale, le(la) titulaire disposant d’un degré élevé d’autonomie, en particulier en ce qui concerne les questions relatives à l’exécution des activités opérationnelles. Le travail est passé en revue afin de vérifier la faisabilité des recommandations et l’exactitude des résultats finaux. Les tâches consistant à traiter des questions de programmation complexes et délicates, notamment celles liées à d’autres activités connexes de l’unité de travail, sont également passées en revue.

Le(la) titulaire travaille sous la supervision du/de la spécialiste chargé(e) de programmation. Cette supervision est centrée sur la prestation de services et consiste à vérifier que les résultats convenus sont atteints et que le travail est coordonné et intégré avec les services connexes. Les missions sont généralement accomplies moyennant une supervision minimale, le(la) titulaire disposant d’un degré élevé d’autonomie, en particulier en ce qui concerne les questions relatives à l’exécution des activités opérationnelles. Le travail est passé en revue afin de vérifier la faisabilité des recommandations et l’exactitude des résultats finaux. Les tâches consistant à traiter des questions de programmation complexes et délicates, notamment celles liées à d’autres activités connexes de l’unité de travail, sont également passées en revue.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à fournir appui et orientations dans les domaines de la programmation et de l’administration aux fins de la résolution de questions complexes dans le respect des normes applicables. Le(la) titulaire travaille régulièrement en liaison avec l’unité chargée de la programmation au niveau régional et reçoit des orientations de cette dernière.

Les contacts externes ont lieu principalement avec des homologues des administrations publiques, des organisations d’employeurs et de travailleurs, des institutions des Nations Unies et d’autres organisations internationales ainsi qu’avec des donateurs; ils visent à coordonner des activités conjointes. Le(la) titulaire partage des informations, collabore à l’intégration des processus ou des activités, anticipe des situations complexes en matière d’appui administratif et d’appui à la programmation, et contribue à les résoudre.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Fournir un appui spécialisé à la programmation pour l’élaboration du programme de travail du bureau et la formulation d’initiatives, en veillant à ce que les propositions d’activités comportent les renseignements nécessaires. Rechercher des informations sur des sujets précis se rapportant aux résultats de programme par pays pertinents. Effectuer des analyses préliminaires des informations, notamment en recensant les questions prioritaires et les éventuels besoins d’assistance technique, en vue le cas échéant de faire figurer ces données dans les fiches et les rapports par pays.

2. Compiler, analyser et diffuser des données et d’autres éléments d’information nécessaires à l’élaboration des programmes et budgets, et à l’examen des besoins de ressources humaines et financières. Coordonner la présentation de propositions de programme et de prévisions budgétaires, et proposer des ajustements selon les besoins.

3. Faire fonction de point focal pour les questions administratives concernant des programmes ou des projets. Préparer des demandes, établir des mandats types en fonction des objectifs des programmes ou des projets, obtenir les autorisations nécessaires, traiter les actions administratives et en assurer le suivi, et résoudre les problèmes de mise en œuvre des programmes ou projets. Travailler en liaison avec des partenaires extérieurs et assister à des réunions pour fournir et recueillir des informations.

4. Examiner des rapports et des propositions ainsi que des données sur les dépenses communiqués par les partenaires d’exécution pour s’assurer que les transactions financières effectuées, les engagements pris et les autorisations obtenues sont conformes au Règlement financier et aux Règles de gestion financière. Etablir des rapports sur l’exécution du budget en comparant les budgets approuvés aux dépenses effectives et en signalant les éventuelles disparités constatées.

5. Tenir à jour et actualiser des bases de données.

6. Répondre à des questions administratives complexes sur les programmes et budgets ou les transmettre à la personne la mieux à même d’y répondre. Rédiger la correspondance et des communications concernant tous les aspects de l’administration de programmes ou de projets.

7. Se tenir informé(e) de l’évolution des politiques, procédures, directives et processus ayant trait aux programmes, et orienter et former le personnel en vue de renforcer les connaissances. Surveiller et guider le travail du personnel chargé de l’appui à la programmation et d’autres membres du personnel d’appui, selon les besoins.

8. Évaluer les méthodes et les processus de travail et proposer des améliorations. Évaluer l’incidence des changements et recommander les mesures de suivi nécessaires. Travailler en liaison étroite avec d’autres secteurs administratifs pour veiller à l’efficacité et au bon déroulement des activités aux stades de la conception et de la prestation des services, et recommander des améliorations à apporter aux processus interdépendants.

section facultative (si nécessaire)

9. Fournir l’appui administratif nécessaire à l’organisation de séminaires, d’ateliers, de réunions et d’autres activités. Participer à des missions pour apporter un appui à la programmation et un appui administratif, selon les besoins.
10. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Exigences minimales

Formation

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Formation dans le domaine de l’administration de programmes et/ou de projets.

Expérience

Au moins six ans d’expérience de l’appui administratif, principalement de l’appui aux programmes et aux budgets et de l’administration de projets. Expérience de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (PGI), en particulier des modules se rapportant à la gestion et au suivi des programmes.

Langues

Excellente maîtrise d’une langue officielle (anglais, français, espagnol) de l’Organisation. Connaissance pratique d’une autre langue officielle de l’Organisation ou d’une langue nationale officielle du lieu d’affectation.

Connaissances et compétences

(techniques et comportementales)

Bonne connaissance de l’administration de programmes et/ou de projets.
Bonne connaissance de la gestion axée sur les résultats (GAR).
Connaissance et compréhension de fond des programmes et activités de l’OIT.
Connaissance des méthodes et techniques d’évaluation de la qualité et de l’efficacité d’exécution des processus.
Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.
Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Aptitude à rédiger.
Capacités d’analyse et souci du détail.
Aptitude à coordonner le travail du personnel d’appui.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.